Référent(e) administratif(ve) - secteur Flandre

Présente dans toute la France, l’ADMR est le premier réseau associatif national au service des personnes. Depuis plus de 70 ans, le quotidien de nos clients est notre métier. L’ADMR intervient auprès de toute personne exprimant le besoin d’être accompagné à domicile.

CDI

Temps partiel

Parue le : 03/08/2020

Principales missions

  • Mettre en œuvre la logistique nécessaire au bon fonctionnement du service
  • Exercer des activités administratives et/ou techniques liées à son domaine de compétence
  • Assister le responsable ou cadre dans l'accomplissement de sa mission
  • Assurer, le cas échéant, une délégation du responsable ou cadre sur des tâches définies
  • Organiser et planifier l'activité des intervenants
  • Assurer la relation entre le public accompagné et les intervenants

Missions transverses

  • Effectuer son action en cohérence avec l'ensemble des autres acteurs du service ou de l'entité
  • Coordonner son action dans le cadre de procédures définies, selon des techniques éprouvées
  • Rendre compte selon les procédures mises en place

Tâches spécifiques (liste non exhaustive)

  • Accueil téléphonique et physique

Traçabilité des appels et des visites

Gestion des priorités, communication et suivi des réclamations afin de garantir la qualité du service

Tâches administratives courantes : gestion du courrier, préparation de réunions et événements, comptes rendus, …

  • Ressources humaines :

            Déclarations d’embauche

            Saisie et édition des contrats de travail et avenants

            Saisie des plannings et gestion des remplacements

            Suivi de la modulation en lien avec la planification

            Constitution et suivi des dossiers administratifs des salariés, suivi de la GPEC

            Suivi de la mutuelle : bulletin d’adhésion, suivi listing trimestriel, fiche de correspondance (radiation, …), portabilité

            Suivi des visites à la médecine du travail

            Déclarations CPAM et AG2R

  • Clients :

            Vérification des factures et répartition, pointage des règlements

            Constitution et suivi des dossiers administratifs des clients

            Suivi de la satisfaction des clients ; planification des visites annuelles en lien avec le manager

  • Paie, comptabilité :

            Préparation de la paye et contrôle, vérification et validation des données de télégestion

            Suivi du traitement des charges sociales

            Communication des informations comptables à la Fédération

            Gestion des matériels, fournitures et consommables

  • Mise en œuvre et respect des procédures et documents associés du réseau
  • Participation à l’amélioration continue de la qualité en faisant remonter l’information

Conditions d’exercices/liens hiérarchiques

  • Exerce sous la responsabilité d’un supérieur hiérarchique
  • Astreintes (matin soir, week-end)

Conditions d’accès à l’emploi

  • Niveau minimum : BAC
  • Permis de conduire valide et véhicule

Pré-requis/ savoir-être

  • Maîtrise du pack Office
  • Aisance à l’oral
  • Maîtrise de l’orthographe et des techniques de rédaction
  • Discrétion et respect de la confidentialité
  • Rigueur et organisation
  • Ecoute, disponibilité, capacité d’adaptation et ouverture d’esprit
  • Capacité à travailler en équipe

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